PEDOMAN KEPENGURUSAN RM AL BAROKAH

PEDOMAN KEPENGURUSAN

REMAJA MASJID ‘ AL BAROKAH ‘

Pengurus Remaja Masjid ‘ AL BAROKAH ‘ (RMB) adalah penggerak organisasi dalam beraktivitas mencapai tujuan. Gerak langkah pengurus yang terarah, terstruktur serta memiliki metode dalam setiap tindakannya sangat diharapkan sekali agar menghasilkan kinerja yang harmonis dan bermutu. Untuk itu perlu disusun suatu pedoman yang memberi petunjuk secara umum dalam kepengurusan RMB. Pedoman ini selanjutnya menjadi dasar pegangan pengurus dalam beraktivitas.

PENGURUS

Pengertian.

Sesuai dengan Anggaran Dasar pasal 13, Pengurus  RMB adalah pelaksana kepemimpinan organisasi yang mengemban amanah dan bertanggungjawab kepada jama’ah. Karena sifat kepemimpinannya, maka pengurus memiliki wewenang dan tanggungjawab sebagaimana diatur dalam Anggaran Rumah Tangga pasal 10 dan 11.

Status.

a.    Pengurus RMB adalah lembaga kepemimpinan tertinggi dalam organisasi.

b.    Pengemban amanah organisasi dalam masa kepengurusan 3 (tiga) tahun terhitung semenjak tanggal Ketua Umum dilantik dalam Musyawarah Jama’ah.

c.    Penanggungjawab amanah organisasi yang telah ditetapkan dalam Musyawarah Anggota.

Tugas dan Kewajiban.

a.    Melakukan pelantikan kepengurusan lengkap Pengurus RMB.

b.    Melaksanakan hasil-hasil Musyawarah Anggota dalam rangka memakmurkan Masjid ‘ AL BAROKAH ‘.

c.    Melakukan sosialisasi hasil-hasil Musyawarah Anggota, khususnya kepada para anggota.

d.   Menyelenggarakan Rapat Kerja Pengurus RMB tiap tahun sekali guna menjabarkan Program Kerja hasil Musyawarah Anggota.

e.    Menyelenggarakan rapat-rapat kepengurusan sesuai dengan kebutuhan organisasi.

f.     Menyelenggarakan Musyawarah Anggota di akhir masa kepengurusannya untuk mempertanggungjawabkan amanah anggota.

g.   Menyampaikan Laporan Pertanggungjawaban Pengurus dalam forum Musyawarah Anggota.

h.   Melantik dan mengesahkan kepengurusan lembaga-lembaga di bawah koordinasinya berdasarkan hasil-hasil musyawarah lembaga tersebut.

i.     Melakukan pembinaan lembaga-lembaga di bawah koordinasinya.

j.     Memberi sangsi dan merehabilitasi anggota atau pengurus yang dianggap melanggar aturan organisasi.

k.    Menjaga ukhuwah dan membina ketaqwaan anggota.

Struktur Organisasi.

a.    Struktur organisasi terdiri dari Ketua Umum dibantu beberapa Ketua Bidang yang membawahi departemen-departemen.

b.    Berdasarkan pembidangan kerjanya terdiri dari 4 (empat) bidang, yaitu:

1.   Bidang Pembinaan Anggota.

2.   Bidang Informasi dan Perpustakaan.

3.   Bidang Kesejahteraan Umat.

4.   Bidang Kewanitaan.

c.    Untuk meningkatkan efektifitas kepemimpinan dibantu oleh staf sesuai dengan hirarkinya, yaitu: Sekretaris Umum, Bendahara, Wakil Bendahara dan masing-masing Sekretaris Bidang.

d.   Komposisi personalia Pengurus RMB adalah sebagai berikut:

1. KU               : Ketua Umum

2. KPA              : Ketua Bidang Pembinaan Anggota

3. KIP              : Ketua Bidang Informasi dan Perpustakaan

4. KKU             : Ketua Bidang Kesejahteraan Umat

5. KK               : Ketua Bidang Kewanitaan

6. SU               : Sekretaris Umum

7. B                 : Bendahara

8. SPA             : Sekretaris Bidang Pembinaan Anggota

9. SIP              : Sekretaris Bidang Informasi dan

                           Perpustakaan       

10. SKU            : Sekretaris Bidang Kesejahteraan Umat

11. SK              : Sekretaris Bidang Kewanitaan

12. WB             : Wakil Bendahara

13. DPA            : Departemen Bidang Anggota

14. DIP             : Departemen Bidang Informasi dan

                          Perpustakaan

15. DKU           : Departemen Bidang Kesejahteraan Umat

16. DK              : Departemen Bidang Kewanitaan

Bagan Organisasi.

a.    Bagan organisasi Pengurus RMB berbentuk Lini-Staff.

b.    Untuk memperjelas Struktur Organisasi dibuat Bagan Organisasi Pengurus RMB sebagai berikut :

 

Keterangan :

                   : Garis instruksi.

                   : Garis koordinasi.

Gambar Bagan Organisasi Pengurus Remaja Masjid ‘ AL BAROKAH ‘

Job Description.

Guna memperjelas mekanisme kerja masing-masing personalia RMB dirumuskan Job Description  (Penjabaran  Kerja) sebagai berikut:

1.   Ketua Amum  (KU).

Pengemban   amanah   organisasi  yang  dipilih   pada   waktu Musyawarah Anggota yang bertanggung jawab atas  terlaksananya seluruh amanah organisasi yang dibebankan dalam Program  Kerja maupun  peraturan  organisasi. Melaksanakan  kegiatan-kegiatan organisasi antara lain:

a.    Memimpin kegiatan rutin organisasi secara umum.

b.    Menyelenggarakan dan memimpin Rapat Kerja setahun sekali dan Rapat Umum tiga bulan sekali.

c.    Memimpin dan mewakili organisasi dalam kegiatan eksternal.

d.   Mengkoordinir, memotivisir dan  membimbing   seluruh  kegiatan  bidang dan departemen dalam melaksanakan amanah organisasi.

e.    Mempertanggungjawabkan kepengurusan organisasi dalam Musyawarah Anggota.

f.     Dan lain-lain sesuai dengan wewenang dan tanggungjawabnya.

2.   Ketua Bidang Pembinaan Anggota (KPA).

Pembantu  langsung  KU yang bertanggung  jawab  dalam pelaksanaan Program Kerja Bidang Pembinaan Anggota. Melaksanakan kegiatan-kegiatan organisasi antara lain:

a.    Memimpin  dan mewakili kegiatan rutin  Bidang  Pembinaan Anggota.

b.    Mewakili  KU apabila berhalangan berdasarkan  asas pendelegasian.

c.    Memotivisir anggota organisasi dalam memakmurkan masjid.

d.   Menyelenggarakan kegiatan-kegiatan yang meningkatkan keimanan, keilmuan dan ketrampilan anggota.

e.    Memberikan  laporan  tentang  kegiatan  Bidang   Pembinaan Anggota kepada KU.

f.     Menyelenggarakan  dan memimpin rapat Bidang Pembinaan  Anggota  minimal satu bulan sekali.

g.   Dan lain-lain sesuai dengan wewenang dan tanggungjawabnya.

3.   Ketua Bidang Informasi dan Perpustakaan (KIP).

Pembantu  langsung  KU yang bertanggung  jawab  dalam pelaksanaan  Program Kerja Bidang Informasi dan  Perpustakaan. Melaksanakan kegiatan-kegiatan organisasi antara lain :

a.    Memimpin dan mewakili kegiatan rutin Bidang  Informasi dan Perpustakaan.

b.    Mewakili KU apabila berhalangan berdasarkan atas asas pendelegasian.

c.    Membuat dan mengisi majalah dinding.

d.   Memberikan informasi tentang kegiatan organisasi kepada masyarkat luas.

e.    Mendokumentasikan kegiatan-kegiatan organisasi.

f.     Mengelola  perpustakaan masjid serta menambah buku-buku koleksinya.

g.   Memberikan laporan tentang kegiatan Bidang Informasi dan Perpustakaan kepada KU.

h.   Menyelenggarakan dan memimpin rapat Bidang Informasi dan  Perpustakaan minimal satu bulan sekali.

i.     Dan lain-lain sesuai dengan wewenang dan tanggungjawabnya.

4.   Ketua Bidang Kesejahteraan Umat (KKU).

Pembantu  langsung  KU yang bertanggung  jawab  dalam pelaksanaan    Program   Kerja   Bidang Kesejahteraan   Umat. Melaksanakan kegiatan-kegiatan organisasi antara lain :

a.    Memimpin dan mewakili kegiatan rutin Bidang Kesejahteraan Umat.

b.    Membantu DKM dalam melaksanakan kegiatan hari besar Islam.

c.    Menyelenggarakan kegiatan sosial atau kemasyarakatan.

d.   Mewakili  KU apabila  berhalangan berdasarkan atas asas pendelegasian.

e.    Memberikan  laporan tentang kegiatan Bidang  Kesejahteraan Umat kepada KU.

f.     Menyelenggarakan  dan memimpin rapat Bidang kesejahteraan umat  minimal satu bulan sekali.

g.   Dan lain-lain sesuai dengan wewenang dan tanggungjawabnya.

5.   Ketua Bidang Kewanitaan (KK).

Pembantu  langsung  KU yang bertanggung  jawab  dalam pelaksanaan   Program  Kerja  kewanitaan. Melaksanakan kegiatan-kegiatan organisasi antara lain:

a.    Memimpin dan mewakili kegiatan rutin Bidang  Kewanitaan.

b.    Mewakili  KU apabila    berhalangan   berdasarkan  atas asas pendelegasian.

c.    Menyelenggarakan   kegiatan-kegiatan   yang   meningkatkan    keimanan, keilmuan dan ketrampilan khusus anggota wanita.

d.   Memotivisir  anggota wanita organisasi  dalam  memakmurkan Masjid.

e.    Memberikan  laporan  tentang  kegiatan  Bidang  Kewanitaan kepada KU.

f.     Menyelenggarakan dan memimpin rapat Bidang Kewanitaan minimal satu bulan sekali.

g.   Dan lain-lain sesuai dengan wewenang dan tanggungjawabnya.

6.   Sekretaris Umum (SU).

Pembantu  langsung  ketua umum yang bertanggung  jawab  dalam pelaksanaan  Program  Kerja Administrasi dan Kesekretariatan. Melaksanakan kegiatan-kegiatan organisasi antara lain:

a.    Mengatur  dan mengelola surat menyurat  organisasi  secara umum.

b.    Membuat  draft surat keluar  untuk  ditandangani KU.

c.    Mengkoordinasikan  seluruh  sekretaris  bidang  dalam  hal surat menyurat, agenda surat dan kesekretariatan.

d.   Menjaga   kebersihan,   kerapian  dan   keindahan   kantor sekretariat organisasi.

e.    Memberikan  laporan kesekretariatan  kepada  KU.

f.     Menjadi sekretaris/notulis dalam rapat umum organisasi.

g.   Melakukan   inventarisasi,  perawatan,  pengelolaan  dan penambahan perlengkapan dan inventaris organisasi.

7.   Bendahara (B).

Pembantu langsung KU yang bertanggung jawab dalam pelaksanaaan Program Kerja pengelolaan keuangan. Melaksanakan kegiatan-kegiatan organisasi antara lain :

a.    Mengelola keuangan organisasi.

b.    Menarik uang pangkal dan uang iuran anggota.

c.    Memberikan laporan keuangan kepada  KU.

8.   Sekretaris Bidang Pembinaan Anggota (SPA).

Pembantu  KPA  dalam  pelaksanaan  Program  Kerja   Bidang Pembinaan Anggota  yang   berkaitan dengan administrasi dan kesekretariatan. Melaksanakan kegiatan-kegiatan  organisasi antara lain :

a.    Mengatur  dan  mengelola surat menyurat  Bidang  Pembinaan Anggota.

b.    Membuat  draft  surat keluar  sebelum  ditanda-tangani oleh KPA.

c.    Membantu   SU  dalam  menjaga  kebersihan,  kerapian   dan keindahan kantor sekretariat.

d.   Memberikan  laporan administrasi dan kesekretariatan Bidang Pembinaan  Anggota kepada KPA.

e.    Menjadi  sekretaris / notulis dalam rapat  Bidang  Pembinaan Anggota.

9.   Sekretaris Bidang Informasi dan Perpustakaan (SIP).

Pembantu  KIP  dalam  pelaksanaan  program  kerja   Bidang Informasi dan Perpustakaan yang   berkaitan dengan administrasi dan kesekretariatan. Melaksanakan kegiatan-kegiatan  organisasi antara lain :

a.    Mengatur  dan  mengelola surat menyurat  Bidang  Informasi dan Perpustakaan.

b.    Membuat  draft  surat keluar  sebelum  ditanda-tangani oleh KIP.

c.    Membantu   SU  dalam  menjaga  kebersihan,  kerapian   dan keindahan kantor sekretariat.

d.   Memberikan  laporan administrasi dan kesekretariatan Bidang Informasi dan Perpustakaan kepada KIP.

e.    Menjadi  sekretaris / notulis dalam rapat  Bidang  Informasi dan Perpustakaan.

10. Sekretaris Bidang Kesejahteraan Umat (SKU).

Pembantu  KKU  dalam  pelaksanaan  Program  Kerja   Bidang Kesejahteraan Umat yang   berkaitan dengan administrasi dan kesekretariatan. Melaksanakan kegiatan-kegiatan  organisasi antara lain :

a.    Mengatur  dan  mengelola surat menyurat  Bidang  Kesejahteraan Umat.

b.    Membuat  draft  surat keluar  sebelum  ditanda-tangani oleh KKU.

c.    Membantu   SU  dalam  menjaga  kebersihan,  kerapian   dan keindahan kantor sekretariat.

d.   Memberikan  laporan administrasi dan kesekretariatan Bidang Kesejahteraan Umat kepada KKU.

e.    Menjadi  sekretaris / notulis dalam rapat  Bidang  Kesejahteraan Umat.

11. Sekretaris Bidang Kewanitaan (SK).

Pembantu  KK  dalam  pelaksanaan  Program  Kerja   Bidang Kewanitaan yang   berkaitan dengan administrasi dan kesekretariatan. Melaksanakan kegiatan-kegiatan  organisasi antara lain :

a.    Mengatur  dan  mengelola surat menyurat  Bidang  Kewanitaan.

b.    Membuat  draft  surat keluar  sebelum  ditanda-tangani oleh KK.

c.    Membantu   SU  dalam  menjaga  kebersihan,  kerapian   dan keindahan kantor sekretariat.

d.   Memberikan  laporan administrasi dan kesekretariatan Bidang Kewanitaan kepada KK.

e.    Menjadi  sekretaris / notulis dalam rapat  Bidang  Kewanitaan.

12. Wakil Bendahara (WB).

Pembantu Bendahara  dalam  pelaksanaan  Program  Kerja pengelolaan keuangan. Melaksanakan kegiatan-kegiatan organisasi antara lain:

a. Membantu  bendahara  dalam  melaksanakan  tugasnya dalam kegiatan-kegiatan  organisasi sebagaimana  tersebut  dalam point 7.

b. Menggantikan bendahara berdasarkan atas asas pendelegasian.

13. Departemen Bidang Pembinaan Anggota (DPA).

Pembantu  KPA  dalam  pelaksanaan  Program  Kerja   Bidang Pembinaan Anggota. Melaksanakan kegiatan-kegiatan organisasi antara lain:

a.       Membantu   KPA   dalam   melaksanakan    kegiatan-kegiatan organisasi sebagaimana tersebut dalam point 2.

b.   Mewakili KPA berdasarkan atas asas pendelegasian.

14. Departemen Bidang Informasi dan Perpustakaan (DIP).

Pembantu KIP dalam pelaksanaan Program Kerja Bidang Informasi dan Perpustakaan. Melaksanakan kegiatan-kegiatan  organisasi antara lain :

a.  Membantu  KIP dalam  melaksanakan    kegiatan-kegiatan  organisasi sebagaimana tersebut dalam point 3.

b.   Mewakili KIP berdasarkan atas asas pendelegasian.

15. Departemen Bidang Kesejahteraan Umum (DKU).

Pembantu  KKU dalam pelaksanaan Program  Kerja  Bidang Kesejahteraan Umat. Melaksanakan kegiatan-kegiatan  organisasi  antara lain :

a.         Membantu KKU dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan organisasi sebagaimana tersebut dalam point 4.

b. Mewakili kku berdasarkan atas asas pendelegasian.

16. Departemen Bidang Kewanitaan (DK).

Pembantu kan dalam pelaksanaan Program Kerja Bidang Kewanitaan. Melaksanakan kegiatan-kegiatan organisasi antara lain :

a.         Membantu   KK  dalam   melaksanakan   kegiatan- kegiatan organisasi sebagaimana tersebut dalam point 5.

b.            Mewakili KK berdasarkan atas asas pendelegasian.

PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Proses pengambilan keputusan RMB dilakukan dengan cara musyawarah yang terdiri dari:

Rapat Kerja.

a.    Dihadiri seluruh Pengurus RMB, Pengurus DKM Bidang Pembinaan Remaja Masjid dan para ketua lembaga-lembaga underbouw RMB

b.    Ketua Umum dan Sekretaris Umum RMB sebagai pimpinan rapat.

c.    Dilakukan satu tahun sekali untuk menjabarkan Program Kerja Musyawarah Anggota menjadi Rencana Kerja dan Anggaran Pengelolaan (RKAP) tahun yang akan datang.

d.   Merencanakan agenda kegiatan seluruh bidang selama satu tahun ke depan.

e.    Menyusun anggaran baik pembiayaan maupun penerimaan secara terintegrasi.

Rapat Umum.

a.    Dihadiri seluruh Pengurus RMB dan undangan khusus.

b.    Ketua Umum dan Sekretaris Umum RMB menjadi pimpinan rapat.

c.    Dilakukan minimum tiga bulan sekali untuk:

1.   Membahas Laporan Kegiatan masing-masing bidang tiap tri wulan.

2.   Melakukan koordinasi kegiatan antar bidang.

3.   Mengambil keputusan organisasi baik intern maupun ekstern.

4.   Melakukan evaluasi kegiatan tri wulan yang lalu.

5.   Melakukan perbaikan kegiatan tri wulan yang akan datang.

Rapat Bidang.

a.    Dihadiri seluruh pengurus masing-masing bidang dan undangan khusus.

b.    Ketua Bidang dan Sekretaris Bidang menjadi pimpinan rapat.

c.    Dilakukan minimum dua bulan sekali untuk:

1.   Membahas perkembangan bidang.

2.   Melakukan koordinasi kegiatan bidang.

3.   Mengambil keputusan organisasi yang berkaitan dengan bidang kerja.

4.   Melakukan evaluasi dan perbaikan kegiatan bidang.

Rapat Panitia.

a.    Dihadiri seluruh panitia, baik Panitia Pengarah (SC) maupun Panitia Pelaksana (OC) dan undangan khusus.

b.    Ketua dan Sekretaris Panitia Pelaksana menjadi pimpinan rapat.

c.    Dilakukan sesuai dengan kebutuhan untuk:

1.   Menyusun rencana kepanitiaan.

2.   Membahas perkembangan jalannya kepanitiaan.

3.   Melakukan koordinasi dan evaluasi kegiatan panitia.

4.   Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan secara teknis.

5.   Mempersiapkan Laporan Pertanggungjawaban Panitia.

KOORDINASI KERJA

Motivasi dan Sosialisasi.

a.    Motivasi kepengurusan disampaikan pada forum-forum rapat dan dalam acara pelaksanaan kegiatan.

b.    Sosialisai kebijakan dan kegiatan dilakukan melalui forum-forum rapat, Lembar Informasi, Papan Pengumuman dan dalam acara pelaksanaan kegiatan.

Pendelegasian.

Pendelegasian kepengurusan dilakukan dengan menerbitkan Surat Pelimpahan Tugas.

(Lihat Contoh Format Surat Pelimpahan Tugas).

Reshuffle.

a.    Reshuffle atau pergantian personalia Pengurus RMB dibahas dan dilakukan dalam Rapat Umum.

b.    Surat permohonan Reshuffle atau pergantian personalia Pengurus RMB diajukan oleh Ketua Umum RMB kepada Pengurus DKM Al Barokah

c.    Apabila disetujui, maka Pengurus DKM Al Barokah menerbitkan Surat Keputusan yang dilampiri dengan Susunan Pengurus RMB yang baru.

d.   Reshuffle atau pergantian personalia Pengurus RMB diumumkan kepada seluruh Anggota melalui Lembar Informasi dan Papan Pengumuman.

Pelaporan.

Setiap amanah yang diemban oleh pengurus, kepanitiaan atau unit-unit lain di lingkungan RMB harus dipertanggungjawabkan dengan menerbitkan laporan. Supaya laporan yang disampaikan memiliki keseragaman, maka perlu ditetapkan standard format-format laporan tersebut, antara lain:

a.   Format Laporan Tri Wulan Bidang, terdiri:

1.   Pendahuluan.

2.   Program Kerja Musyawarah Anggota untuk bidang yang bersangkutan.

3.   RKAP bidang yang bersangkutan.

4.   Agenda aktivitas bidang.

5.   Realisai Program Kerja.

6.   Laporan Keuangan.

7.   Evaluasi.

8.   Lampiran.

b.    Format Laporan Pertanggungjawaban Pengurus RMB, terdiri dari :

1.   Pendahuluan.

2.   Program Kerja Musyawarah Jama’ah.

3.   RKAP masing-masing bidang.

4.   Laporan Keuangan.

5.   Evaluasi.

6.   Saran.

7.   Lampiran.

c.    Format Laporan Panitia, terdiri:

1.   Pendahuluan.

2.   Persiapan kegiatan.

3.   Pelaksanaan kegiatan.

4.   Hasil-hasil kegiatan.

5.   Laporan Keuangan.

6.   Evaluasi.

7.   Saran.

8.   Lampiran.

Contoh Format Surat Pelimpahan Tugas

 

Bismillaahirrahmaanirrahiim

SURAT PELIMPAHAN TUGAS

Nomor : 019/I-00/11/1428

Sehubungan rencana kami, insya Allah, akan melaksanakan Kuliah Kerja Nyata akademis, maka dengan mengharap pertolongan dan ridlo Allah Subhanahu wa ta’ala, kami (Pihak I):

Nama                    : Nursafrudin

Jabatan                 : Ketua Umum

Melimpahkan tugas dan wewenang kepada (Pihak II) :

Nama                    : Saifurrahman

Jabatan                 : Ketua Bidang Pembinaan Anggota.

Selanjutnya Saudara Saifurrahman merangkap sebagai PJS Ketua Umum Remaja Masjid ‘ AL BAROKAH ‘. Pelimpahan tugas ini berlaku mulai tanggal 20 Dzulqo’idah 1428 H dan berakhir dengan sendirinya sampai kepulangan kami nanti.

Demikian Surat Pelimpahan Tugas ini dibuat agar dapat diketahui sebagaimana mestinya. Kepada yang bersangkutan diharapkan dapat melaksanakan tugas sesuai amanah organisasi. Semoga kiranya Allah Subhanahu wa ta’ala senantiasa memberi pertolongan dan kesuksesan kepada kita semua. Amien.

Billaahittaufiq walhidayah,

Bontang, 19 Dzulqo’idah 1428 H

   29 November   2007 M

                                                                  

                                                Pengurus Remaja Masjid ‘ AL BAROKAH ‘

                                                                              Cirebon

Saifurrahman                                                        Nursafrudin

    Pihak II                                                                 Pihak I