PEDOMAN ADMINISTRASI RM AL BAROKAH

PEDOMAN ADMINISTRASI, KESEKRETARIATAN DAN PROTOKOLER

REMAJA MASJID “AL BAROKAH”

Untuk menunjang proses aktivitas organisasi secara terstruktur dan teratur perlu disusun sistim administrasi, kesekretariatan dan protokoler Remaja Masjid “Al Barokah” Pedoman ini dimaksudkan agar pengurus memiliki standard yang jelas dalam penyelenggaraan organisasi. Selain itu juga dimaksudkan agar RBM memiliki karakteristik tersendiri dalam sistim organisasinya sehingga mudah dikenal dan  memiliki sekuritas organisasi yang baik.

ADMINISTRASI

Administrasi Keanggotaan.

Anggota adalah merupakan subyek sekaligus obyek da’wah dan RBM, karena itu keberadaan mereka secara formal sebagai anggota perlu dilegalisasikan dalam suatu sistim administrasi keanggotaan.

Pendaftaran Anggota.

Setiap jama’ah harus didata dalam Buku Induk Anggota, karena itu perlu dilakukan pendataan jama’ah dengan melakukan regristerasi keanggotaan. Form Regristerasi Anggota mengandung catatan mengenai data pribadi dan keluarga.

(Lihat contoh Form Regristerasi Anggota)

Nomor Induk Anggota.

Setiap jama’ah yang telah mendaftarkan diri dengan mengisi Form Regristerasi Anggota selanjutnya diberi Nomor Induk Anggota (NIA) dengan ketentuan sebagai berikut:

a.    Nomor urut keanggotaan. Lima digit dengan angka pertama 00001.

b.    Tanda pemisah. Berupa titik (.).

c.    Tahun pendaftaran sebagai anggota RBM. Empat digit, Tahun Hijriyah.

d.   Tanda pemisah. Berupa titik (.).

e.    Tulisan: RBM.

Contoh:

Istiqamah Annisaa’         NIA    : 00153.1428.RBM

‘Aisayah Itsnaini S NIA    : 00165.1429.RBM

         

Kartu Anggota.

Sebagai tanda pengenal keanggotaan diperlukan adanya Kartu Anggota. Dengan ketentuan sebagai berikut:

a. Ukuran : 8 x 5  cm2.

b. Warna      : Hijau Muda.

c. Isi data    : -    Pas photo 3 x 4  cm2.

-      Nama lengkap.

-      Nomor Induk Anggota.

-      Nomor Kartu Anggota (no. urut/bulan/tahun).

d. Tanda tangan pemegang kartu.

(Lihat contoh Skema Kartu Anggota)

Buku Induk Anggota.

Berisi kumpulan Form Regristerasi Anggota dan data anggota yang telah disederhanakan. Data anggota tersebut antara lain:

a.    Nomor urut.

b.    Nama Lengkap.

c.    Nomor Induk Anggota.

d.   Alamat.

e.    Nomor Telephone.

 (Lihat contoh Form Data Buku Induk Anggota).

Data Base Anggota.

Adalah data masing-masing anggota sebagaimana terdapat dalam Buku Induk Anggota yang dilengkapi dengan catatan aktivitas mereka dalam pelatihan dan kepengurusan. Data ini disusun berdasarkan nama dan Nomor Induk Anggota dalam program komputer yang memudahkan dalam pelacakan.

Administrasi Surat Menyurat.

Surat menyurat RBM mengikuti kaidah korespondensi umum dengan melakukan modifikasi sesuai dengan ciri khas dan sekuritas organisasi yang diperlukan.

 (Lihat contoh Format Surat RMB)

Kertas Surat.

Kertas surat yang dipergunakan adalah berwarna putih. Kertas warna lain dipergunakan sebagai pendukung, seperti proposal, skema, pembatas dan lain sebagainya. Dipilih ukuran standard yang mudah diperoleh di pasaran, terutama ukuran A4 (210 mm x 297 mm)/ kertas photo copy (80 gram) dan Folio (8 1/2 in x 13 in).

Kepala Surat.

Kepala surat memuat :

a.    Baris pertama tulisan REMAJA MASJID “AL BAROKAH”. Font size 20. Warna Hitam untuk tulisan REMAJA MASJID dan warna hijau untuk tulisan “AL BAROKAH”

b.    Baris ke dua tulisan “Sekretariat: RT.02/05 Perumahan Bukepin Cirebon” Font size 10. Warna biru.

c.    Logo RBM. Terletak di sebelah kiri, gambar warna hijau.

d.   Garis lurus ganda pembatas kepala surat.

 (Lihat contoh Kepala / Kop Surat)

Pembukaan.

Tulisan Bismillaahirrahmaanirrahiim dengan menggunakan bahasa Arab atau bahasa Indonesia terletak pada posisi center di bawah garis ganda pembatas.

Nomor Surat.

Terletak di sebelah kiri atas. Menggunakan nomor standard sebagai berikut:

a.    Tulisan nomor disingkat “ No. ”.

b.    Tanda dua titik sebagai pemisah.

c.    Menggunakan nomor urut angka tiga digit, dimulai dari 001.

d.   Garis miring.

e.    Kode “ I ” untuk surat intern, “ E ” untuk surat ekstern dan kode “ IE ” untuk surat dengan tujuan intern sekaligus ekstern RBM. Untuk masing-masing bidang diberi tambahan setelah kode intern dan ekstern dengan strip (-) dan nomor urut dua digit sesuai kode bidangnya, yaitu:

Ketua  Umum                                                   : 00

Bidang Pembinaan Anggota                              : 01

Bidang Informasi dan Perpustakaan                           : 02

Bidang Kesejahteraan Umat                              : 03

Bidang Kewanitaan                                           : 04

f.     Garis miring.

g.   Bulan Hijriyah, nomor urut angka dua digit dengan ketentuan sebagai berikut:

Muharram         : 01

Shafar              : 02

Rabi’ul Awal      : 03

Rabi’ul Akhir     : 04

Jumadil Awal    : 05

Jumadil Akhir    : 06

Rajab                : 07

Sya’ban            : 08

Ramadlan         : 09

Syawal             : 10

Dzulqo’idah      : 11

Dzulhijjah                  : 12

h.   Garis miring.

i.     Tahun Hijriyah, nomor urut angka empat digit.

j.     Untuk surat yang dikeluarkan panitia diberi tambahan setelah kode intern dan ekstern dengan strip (-) yang diikuti tulisan “PAN” dan kode kepanitiaan.

k.    Untuk surat yang dikeluarkan khusus diberi kode tersendiri dengan menghilangkan kode intern dan ekstern. Kode yang dimaksudkan adalah merupakan jenis surat dan institusi yang mengeluarkan.

Contoh :

Surat yang dikeluarkan Ketua Umum.

No.    :  004/E-00/02/1428

Surat yang dikeluarkan Bidang Kesejahteraan umat.

No.    :  010/I-03/03/1428

Surat yang dikeluarkan Panitia Ramadlan.

No.    :  010/E-PANRMD/09/1428

Surat yang dikeluarkan Pimpinan Sidang Musyawarah Anggota.

No.    :  001/TAP/MJ-I/07/1428  (Surat Ketetapan)

No.    :  003/TUS/MJ-I/07/1428  (Surat Keputusan)

Lampiran.

Terletak di sebelah kiri atas di bawah nomor surat. Lampiran ditulis  “Lamp.” diikuti dengan tanda dua titik sebagai pemisah. Selanjutnya disebutkan kuantitas dan isi pokok (sesuatu) yang dilampirkan.

Contoh :

Lamp. : 1 bendel proposal.

Perihal.

Terletak di sebelah kiri atas di bawah lampiran. Perihal ditulis “Hal” diikuti dengan tanda dua titik sebagai pemisah. Selanjutnya disebutkan isi pokok surat yang diberi garis di bawahnya (underline).

Contoh :

Hal     : Undangan pengajian.

Tujuan dan penerima surat.

Terletak sebelah kanan atas dengan bentuk:

a.    Penghormatan : “Kepada Yang Kami Hormati,”

b.    Sebutan           : “Bpk.” / “Ibu” / “Sdr.”

  Tanpa sebutan, untuk lembaga atau

   jamak.

c.    Personal           : - Nama pribadi, untuk perseorangan.

  - Pengurus/Pimpinan lembaga,untuk

    lembaga

  - “ up ”, untuk unit suatu lembaga.

d.   Penunjuk          : “Di”

e.    Tempat             : Nama kota atau kata “Tempat”

Contoh :

Kepada Yang Kami Hormati,

Bpk. Ustadz ‘Afiffudin

Di

Tempat

Kepada Yang Kami Hormati,

General Manager PT. Arafah Sentosa

Di

Jakarta

Kepada Yang Kami Hormati,

Pengurus LAZ YAUMIL

Up. Bagian Pembinaan Mu’alaf

Di

Bontang

Kalimat pembuka isi surat.

Menggunakan kalimat salam tanpa disingkat:

a.    Assalaamu’alaikum.

b.    Assalaamu’alaikum warahmatullaah.

c.    Assalaamu’alaikum warahmatullaahi wabarakaatuh.

d.   Dengan hormat (untuk non muslim).

Isi surat.

Berisi mengenai: pendahuluan, pokok pembicaraan dan penutup.

a.    Pendahuluan.

Puji syukur kepada Allah Subhanahu wa ta’ala. Shalawat dan salam atas Rasulullah. Do’a dan harapan kesejahteraan. Kalimat  pendahuluan.

Contoh:

Segala puji bagi Allah Subhanahu wa ta’ala. Shalawat dan salam atas Rasulullah yang telah menuntun umat manusia menuju jalan yang benar. Seiring salam sejahtera semoga kiranya Allah senantiasa memberi taufiq dan rahmat kepada kita semua. Amien.

Dengan ini kami Pengurus Remaja Masjid “AL BAROKAH” memberitahukan kepada …………………. Dan seterusnya.

b.    Pokok pembicaraan.

Menggunakan bahasa yang efektif dan efisien. Tidak berpanjang lebar atau membingungkan dan mudah dipahami atau dimengerti isinya. Kata-kata yang dipilih sopan, wajar, komunikatif dan tidak berlebih-lebihan.

Contoh :

Surat undangan.

Pertemuan tersebut, insya Allah, akan

diselenggarakan pada:

Tanggal            : 08 Dzulqo’idah 1428 H

                          18 November   2007 M

Waktu              : Jam 08.00 s/d selesai.

Tempat             : Masjid “AL BAROKAH”,

                          Jl. Mangga Besar No.1, Cirebon.

Acara                : Pembentukan panitia Ramadlan.

c.    Kalimat penutup.

Menggunakan kalimat yang sopan, bersahabat dan mempererat silaturrahim. Bilamana perlu diiringi dengan harapan, ucapan terima kasih dan do’a.

Contoh:

Demikianlah pemberitahuan kami semoga menjadikan periksa adanya.

Atas segala perhatian dan bantuan Bapak kami ucapkan terima kasih.

Penutup surat.

Menggunakan kalimat “Billaahittaufiq walhidayah”, dan diikuti dengan:

a.    Wassalaamu’alaikum.

b.    Wassalaamu’alaikum warahmatullaah.

c.    Wassalaamu’alaikum warahmatullaahi wabarakaatuh.

d.   Sekian dan terima kasih (untuk non muslim).

Contoh :

Billaahittaufiq wal hidayah,

Wassalaamu’alaikum warahmatullaah.

Format surat khusus

Surat-surat khusus, seperti: Surat Mandat, Surat Tugas, Surat Keputusan dan Surat Ketetapan Musyawarah Jama’ah memiliki kekhasan tersendiri. Judul dan nomor surat di tengah dan tidak mencantumkan salam pembuka maupun penutup.

                             (Lihat contoh Surat Biasa dan Surat Khusus)

Tempat dan tanggal surat.

Tempat dan tanggal surat terletak disebelah kanan bawah. Untuk tempat dituliskan nama kota, sedang untuk tanggal dituliskan penanggalan hijriyah bersamaan dengan penanggalan miladiyah di bawahnya dengan dipisah underline.

Contoh:

Cirebon, 22 Dzulhijjah 1428 H

               01 Januari     2008 M

Pengirim/pembuat surat.

Pengirim adalah pengurus lembaga yang mengeluarkan surat, baik Pengurus Remaja Masjid “AL BAROKAH” maupun unit-unit yang di bawah koordinasinya. Dengan menyebutkan kata “Cirebon” di bawahnya atau di sampingnya.

Contoh:

Pengurus Remaja Masjid “AL BAROKAH”

Cirebon

Pengurus Remaja Masjid “AL BAROKAH” Cirebon

                             Bidang Kesejahteraan Umat

                             Panitia Ramadlan RM “AL BAROKAH”

                             Cirebon

Penanda tangan surat.

Untuk memberi kemudahan, surat hanya ditandatangani oleh ketua kelembagaan masing-masing sesuai dengan hirarkinya. Dimana posisi penanda tangan di sebelah kanan bawah lurus dengan posisi tempat dan tanggal surat maupun pengirim surat. Dituliskan nama yang bersangkutan, dan jabatannya di bawah underline.

Contoh:

Nursafrudin          

Ketua Umum                  

Saifurrahman                 

      Ketua                         

Pemakaian gelar kesarjanaan atau akademis disesuaikan dengan latar belakang pendidikannya, seperti: Ir. (Insinyur), dr. (Dokter),  Lc. (Licence), S.Ag. (Sarjana Agama), S.Sos. (Sarjana Sosial), A.Md. (Ahli Madya) dan lain sebagainya.

Gelar status sosial atau keturunan atau panggilan, seperti Ustadz, Raden, Tubagus, Andi dan lain sebagainya, tidak diperkenankan ditulis di depan atau di belakang nama yang bersangkutan, kecuali nama asli sebagaimana tercantum dalam akte kelahiran.

Gelar karena ibadah, seperti Haji atau Hajjah (disingkat H. atau Hj.) juga tidak diperkenankan ditulis di depan atau di belakang nama yang bersangkutan.

Stempel surat.

Stempel atau cap kepengurusan di sebelah kiri penandatangan. Stempel RBM menggunakan tinta warna sesuai konfigurasinya bila menggunakan stempel multi warna atau warna hijau saja bila menggunakan stempel biasa.

Berikut ini Gambar Stempel Remaja Masjid “AL BAROKAH” :

 

MULTI WARNA                               WARNA HIJAU

Keterangan:

1. Bentuk              : Bulat dengan lingkaran ganda biru.

2. Ukuran              : Diameter 3,5 cm.

3. Tulisan biru       : REMAJA MASJID “AL BAROKAH”

4. Tulisan              : Gambar Masjid dan tulisan RBM berwarna hijau.

Untuk Stempel kepanitiaan dibuat berbeda dari stempel pengurus. Stempel kepanitiaan berbentuk segi empat ukuran 2,5 cm  x 7,0 cm yang terdiri dari kubus dan bujur sangkar bergaris ganda. Pada bagian kubus terdapat gambar lingkaran di tengahnya tulisan RBM. Pada bagian bujur sangkar terdapat tulisan kepanitiaan yang bersangkutan. Semuanya berwarna hijau.   

                  

Contoh bentuk stempel Panitia Ramadlan

 

                            

Keterangan:

1. Bentuk              : Kubus dan Bujur sangkar bergaris ganda.

2. Ukuran              : (2,5 cm x 2,5 cm) dan (2,5 cm x  4,5 cm).

3. Tulisan hitam    : PANITIA RAMADLAN

  RM “AL BAROKAH”

  CIREBON

4. Tulisan              : RBM di dalam lingkaran.

Salinan dan tembusan.

Setiap surat yang dikeluarkan harus ada salinannya. Salinan dipergunakan untuk keperluan arsip dan tembusan kepada pihak-pihak yang dianggap perlu mengetahui surat tersebut.

Bilamana perlu tembusan dapat ditulis dalam surat, yaitu “ cc. : ” yang terletak di sebelah bawah kiri.  Tembusan minimal digunakan untuk arsip, apabila didistribusikan harus disebutkan pihak-pihak yang menerimanya.

Contoh :

cc.         : - Kapolda Cirebon.

  - Camat Cirebon Selatan.

  - Kepala KUA Cirebon Selatan.

  - Arsip.

cc.       : - Arsip.

Bilamana diperlukan dilengkapi stempel “ COPY ” pada bagian kanan atas menggunakan tinta warna ungu. Dengan bentuk persegi panjang 1,5 cm  x  3 cmm.

 

Lipatan surat.

Bentuk lipatan disesuaikan dengan ukuran kertas surat dan keharmonisan dengan amplopnya. Diusahakan agar kepala surat dan penerima surat dapat dilihat langsung ketika surat di buka dari amplopnya. Untuk kertas A4 dibuat tiga lipatan sedang kertas folio dibuat empat lipatan.

 

                             Lipatan kertas A4.

 

                             Lipatan kertas Folio

Amplop surat.

Digunakan amplop persegi panjang ukuran kabinet berwarna putih polos. Untuk amplop cetakan, pada bagian atas terdapat tulisan dan logo sebagaimana kepala surat. Bila tidak dicetak, cukup dicantumkan tulisan sebagaimana dalam kepala surat tanpa logo.

Tujuan dan penerima surat ditulis sebagaimana tercantum dalam isi surat di sebelah kanan atas di bawah garis ganda kepala surat. Bila surat disampaikan lewat jasa POS atau kurir, alamat penerima harus ditulis selengkap mungkin.

Nomor surat ditulis sesuai isi surat di sebelah kiri atas di bawah garis ganda kepala surat. Bila dibandingkan, posisi nomor surat 1 ½ spasi di atas tujuan surat.

Contoh:

 

Agenda surat.

Surat masuk dan surat keluar diagendakan tersendiri dalam Buku Agenda Surat Masuk dan Buku Agenda Surat Keluar. Form Data Buku Agenda Surat Keluar terdiri dari  beberapa kolom, antara lain :

a.    Nomor urut.

b.    Nomor surat.

c.    Nomor Identifikasi Kotak File (NIKF).

d.   Isi surat (Perihal).

e.    Tanggal surat.

f.     Tujuan (kepada).

Form Data Buku Agenda Surat Masuk terdiri dari  beberapa kolom, antara lain :

a.    Nomor urut.

b.    Nomor surat.

c.    Nomor Identifikasi Kotak File (NIKF).

d.   Isi surat (perihal).

e.    Tanggal terima.

f.     Pengirim/penanda tangan (dari).

Untuk surat masuk harus diberi Stempel Penerimaan dengan bentuk sebagai berikut:

 

(Lihat contoh Form Data Buku Agenda Surat Keluar dan Surat Masuk)

Catatan:

Tanggal diterima, diisi tanggal pertama kali surat diterima dari pengirim atau kurirnya.

AG     : Agenda surat.

  Dituliskan Nomor Urut dalam agenda dan  Kode penyimpanan.

Contoh :

 

Nomor Urut dalam agenda  012, disimpan dalam Kotak File no. 05 dan berada di rak file no. 03.

Ekspedisi surat.

Surat keluar (ekstern) yang telah selesai dibuat selanjutnya dikirim ke alamat tujuan. Diharapkan surat tersebut sampai ke tujuan tanpa menimbulkan keraguan, karena itu perlu dilakukan pencatatan dalam Buku Ekspedisi, yang berisi kolom:

a.    Nomor Urut.

b.    Nomor Surat

c.    Tujuan.

d.   Perihal.

e.    Tanggal dikirim.

f.     Parap penerima.

Apabila dalam keadaan tertentu data Buku Ekspedisi tidak dapat terisi dengan lengkap, maka perlu diberi keterangan yang jelas.

                             (Lihat contoh Form Data Buku Ekspedisi)

Administrasi Kearsipan.

Dalam administrasi kearsipan perlu diperhatikan aspek kemudahan dalam penelusuran. Sebagai kumpulan data, dokumen maupun surat-surat organisasi arsip harus ditata secara sistematis sehingga apabila dibutuhkan mudah untuk menemukannya. Arsip harus disusun teratur, rapi dan bersih untuk menjaga keaslian dan keutuhannya.

Arsip organisasi harus disimpan di kantor sekretariat dan disusun dengan memperhatikan kaidah lima R: ringkas, rapi, resik, rawat dan rajin. Untuk kemudahan (kepraktisan) dalam administrasi RBM dipakai teknis penyusunan arsip berdasarkan sistim kombinasi.

Almari arsip.

Bisa digunakan model almari terbuka atau tertutup yang terdiri dari beberapa rak penyimpanan arsip.

Contoh :

 

Identifikasi Document Keeper dan Kotak File.

Di dalam rak-rak arsip terdapat beberapa Document Keeper dan Kotak File yang digunakan untuk menyimpan data, surat-surat ataupun dokumen. Masing-masing Kotak File ini harus diberi Nomor Identifikasi Kotak File (NIKF) dan keterangan agar mudah dalam identifikasinya.

Cara penomorannya adalah sebagai berikut:

a.    Nomor Bidang (dua digit).

Ketua  Umum                                                   : 00

Bidang Pembinaan Anggota                              : 01

Bidang Informasi dan Perpustakaan                           : 02

Bidang Kesejahteraan Umat                              : 03

Bidang Kewanitaan                                           : 04

b.    Garis miring.

c.    Nomor Rak (dua digit).

01, 02, 03 dan seterusnya. Kode tambahan A, B, C dan seterusnya.

d.   Garis miring.

e.    Tahun Hijriyah (empat digit).

f.     Garis miring.

g.   Nomor Urut Kotak File dalam Rak (tiga digit).

001, 002, 003 dan seterusnya.

                   Contoh :

                   01 / 03A / 1428 / 002

Keterangan yang diberikan pada Kotak File harus menunjukkan identitas yang jelas. Digunakan kombinasi sistim kearsipan berdasarkan nomor, tahun dan subyek. Sehingga Kotak File tersebut akan mudah teridentifikasi ketika dilakukan penulusuran file.

Untuk itu keterangan yang dituliskan/ditempelkan pada Kotak File dibagi menjadi empat bagian, yang terdiri dari:

Bagian 1      : Bidang Kerja.

Bagian 2      : Nama File.

Bagian 3      : Periode.

Bagian 4      : Nomor Urut Kotak File.

                   Contoh :

         

 

Identifikasi dokumen.

Arsip-arsip didokumentasikan dalam file, bisa dipergunakan stofmap sebagai tempat masing-masing file. Stofmap harus diidentifikasi sebelum disimpan dalam Kotak File atau Document Keeper. Pemberian Nomor Identifikasi Stofmap (NIS) adalah dengan menuliskan Nomor Identifikasi Kotak File (NIKF) ditambah dengan nomor urut Stofmap dalam kotak tersebut. Nomor Identifikasi Stofmap dituliskan pada bagian kanan atas Stofmap, dengan nomor urut Stofmap tiga digit, yaitu: 001, 002, 003 dan seterusnya.

Contoh :

                   01 / 03A / 1428 / 002 / 005

Penyimpanan.

Arsip-arsip yang telah lama (berusia tiga tahun ke atas) sebaiknya disimpan dalam Ruang Gudang atau tempat penyimpanan yang lain dengan tetap menjaga kemudahan dalam penelusuran file. Arsip-arsip tersebut perlu disimpan dalam Kotak Karton Penyimpan Dokumen yang diberi label atau ditempel tulisan dengan isi sebagai berikut:

a.    Nama pemilik.

Ditulis: RM “AL BAROKAH”.

b.    Nomor Urut Kotak (tiga digit).

001, 002, 003 dan seterusnya.

c.    Nama File.

Disesuaikan dengan Nama File pada Kotak File. Apabila merupakan gabungan berbagai macam file harus disebutkan satu per satu.

d.   Periode file.

Sebutkan periodenya sesuai pada Kotak File. Apabila merupakan gabungan berbagai macam file dapat dituliskan jangka (range) tahunnya.

e.    Tanggal penyimpanan.

Disebutkan tanggal dilakukan penyimpanan di dalam Ruang Gudang atau tempat penyimpanan.

                             Contoh :

 

                            

Catatan:

File dinyatakan kadaluwarsa apabila telah berumur 5 (lima) tahun sejak tanggal penyimpanannya. File yang sudah kadaluwarsa bisa dibuang atau masih tetap disimpan.

File-file Komputer.

File-file komputer disimpan dalam bentuk Compact Disk (CD) dan Flopy Disk. File-file ini dapat disimpan dengan menganalogikan kepada sistim arsip konvensional sebagaimana disebutkan di atas.

Untuk Flopy Disk sebaiknya digunakan ukuran 3 ½ in dengan kemampuan 1.44 MB atau lebih, sedang Compact Disk dengan ukuran 700 MB atau lebih. Adapun ketentuannya adalah sebagai berikut:

a.    Satu Disket sebaiknya digunakan untuk satu jenis kegiatan sehingga mudah melakukan identifikasi.

b.    File yang disimpan dituliskan dalam label yang ditempelkan pada Disket tersebut.

c.    Masing-masing Disket diberi nomor tiga digit pada bagian atas label. 001, 002, 003 dan seterusnya

d.   Beberapa Disket dikumpulkan dalam satu Kotak Disket dan diberi nomor sebagaimana nomor Stofmap.

e.    Kotak-kotak Disket tersebut selanjutnya dimasukkan dalam Kotak File yang sesuai ukurannya.

f.     Untuk CD dilakukan hal yang sama, hanya saja dapat digunakan untuk menyimpan beberapa file kegiatan RBM yang diatur atau dibagi dalam pohon Folder.

Buku Arsip.

Untuk dapat melakukan penelusuran file-file yang tertata rapi dalam rak-rak Almari Arsip perlu dibuat Buku Arsip. Adapun form data Buku Arsip terdiri dari beberapa kolom, antara lain:

a.    Nomor urut.

b.    Nama File.

c.    Nomor Identifikasi Stofmap / Disket.

d.   Bidang Kerja.

( Lihat contoh Form Data Buku Arsip )

Administrasi Keuangan.

Administrasi keuangan diatur tersendiri dalam Pedoman Pengelolaan Keuangan.

Administrasi Inventaris.

Sebagai milik organisasi inventaris harus dikelola dengan baik agar dapat dimanfaatkan dalam aktifitas RBM secara efisien. Inventaris merupakan amanah anggota yang harus dijaga dan dipertanggungjawabkan oleh pengurus, sehingga keberadaan, kuantitas maupun kualitasnya dapat diketahui dan terjaga dengan baik.

Inventaris Remaja Masjid “AL BAROKAH”.

Inventaris adalah merupakan kekayaan atau barang-barang milik  organisasi RBM, baik yang memiliki life time lama maupun pendek. Inventaris ini harus diadakan, dicatat, disimpan, digunakan, dirawat, dan diawasi keberadaannya.

Pengadaan inventaris.

Inventaris RBM diperoleh dari wakaf, hibah, hadiah, pembelian  maupun cara-cara lain yang halal dan tidak mengikat. Barang-barang inventaris yang diperoleh dari pemberian tidak dapat diperkirakan, sedang yang diperoleh dari pembelian dapat diperkirakan sebelumnya.

Pengadaan barang-barang inventaris yang bersifat pembelian harus dianggarkan terlebih dahulu dan disetujui dalam rapat pengurus. Setiap pembelian yang dilakukan pengurus harus dilengkapi dengan nota atau kwitansi pembelian. Apabila tidak diperoleh bukti pembelian, maka harus dideklarasikan dan disetujui oleh Ketua Umum.

          ( Lihat contoh Form Deklarasi)

Pencatatan inventaris.

Inventaris hasil pengadaan barang baik yang diperoleh melalui pemberian maupun pembelian harus selekasnya dicatat atau diinventarisir. Proses pencatatan atau inventarisasi juga diperlukan bagi barang-barang yang belum sempat dicatat. Selanjutnya barang-barang tersebut diberi Nomor Inventaris dengan data sebagai berikut:

a.    Kode “ NI : “(Nomor Inventaris).

b.    Nomor urut inventaris (tiga digit).

001, 002, 003 dan seterusnya.

c.    Garis miring.

d.   Tulisan “ INV-RBM “ (inventaris RM “AL BAROKAH”).

e.    Garis miring.

f.     Bulan Hijriyah, nomor urut angka dua digit dengan ketentuan sebagai berikut:

Muharram         : 01

Shafar              : 02

Rabi’ul Awal      : 03

Rabi’ul Akhir     : 04

Jumadil Awal    : 05

Jumadil Akhir    : 06

Rajab                : 07

Sya’ban            : 08

Ramadlan         : 09

Syawal             : 10

Dzulqo’idah      : 11

Dzulhijjah         : 12

g.   Garis miring.

h.   Tahun Hijriyah, empat digit.

i.     Garis Miring.

j.     Penanggungjawab, bidang yang bersangkutan.

Nomor Bidang (dua digit).

Ketua  Umum                                                   : 00

Bidang Pembinaan Anggota                              : 01

Bidang Informasi dan Perpustakaan                           : 02

Bidang Kesejahteraan Umat                              : 03

Bidang Kewanitaan                                           : 04

k.    Garis miring.

l.     Kode barang diikuti garis strip dan nomor urut tiga digit.

001, 002, 003 dan seterusnya.

Kode Barang.

FN          : Furniture.

AKT         : Alat kantor.

AB          : Alat bantu.

KD          : Kendaraan dinas.

AK          : Alat kerja

Dan lain sebagainya.

Contoh :

NI : 001 / INV-RBM / 04 / 1428 / 01 / FN-002

Nomor Inventaris ini dituliskan/ditempelkan pada barang inventaris.

Selanjutnya dibuat Buku Daftar Inventaris yang merupakan kumpulan catatan inventaris RBM dengan data sebagai berikut:

a.    Nomor urut.

b.    Nomor Inventaris.

c.    Nama Barang.

d.   Lokasi.

e.    Keterangan.

(Lihat contoh Form Data Buku Daftar Inventaris)

Penyimpanan inventaris.

Barang-barang inventaris yang sedang digunakan ditempatkan pada lokasi sesuai penggunaannya. Sedang yang tidak digunakan disimpan dalam Ruang Gudang dalam keadaan terbungkus plastik / kotak karton dan diberi label. Label tersebut bertuliskan “INVENTARIS RM “AL BAROKAH” dan disebutkan Nomor Inventarisnya.

Contoh:

 

Penggunaan inventaris.

Inventaris yang akan digunakan harus dimintakan dahulu dengan mengisi Form Permintaan Barang. Bila disetujui selanjutnya dikeluarkan dan mengisi Form Pengeluaran Barang. Bila telah selesai dipergunakan dan dikembalikan, maka mengisi Form Pengembalian Barang. Akhirnya dicatat dalam Buku Penggunaan Inventaris dengan data sebagai berikut:

a.    Nomor urut.

b.    Nomor Inventaris.

c.    Nomor keluar / masuk barang.

- Kode K untuk keluar.

- Kode M untuk masuk.

- Kode P untuk permintaan.

d.   Pengguna. Bidang kerja yang bersangkutan.

e.    Keterangan.

Cara penomoran Nomor Keluar / Masuk Barang.

a.    Nomor urut (tiga digit).

001, 002, 003 dan seterusnya.

b.    Garis miring.

c.    Kode K/M/P, strip (-) dan nomor bidang kerja.

d.   Garis miring.

e.    Nomor bulan Hijriyah, dua digit.

f.     Garis miring.

g.   Tahun Hijriyah, empat digit.

Contoh:

001/P-01/02/1428

  (Lihat contoh Form Permintaan Barang)

(Lihat contoh Form Pengeluaran Barang)

(Lihat contoh Form Pengembalian Barang).

(Lihat contoh Form Data Buku Penggunaan Inventaris).

Perawatan inventaris.

Inventaris yang ada harus dirawat sedang yang rusak selekasnya diperbaiki. Perawatan dan perbaikan yang dilakukan selanjutnya dicatat dalam Buku Daftar Inventaris sebagai data terbaru.

Untuk inventaris yang sudah tidak dapat dipakai sebaiknya dimusnahkan atau dipergunakan untuk keperluan lain bilamana memungkinkan.

Pengawasan inventaris.

Untuk mengawasi inventaris tiap akhir masa periode Pengurus RBM dilakukan inventarisasi ulang (reinventarisasi) yang selanjutnya dilaporkan dalam Laporan Pengurus RM “AL BAROKAH” yang diajukan dalam Musyawarah Anggota.

KESEKRETARIATAN

Sekretariat.

Sekretariat adalah kantor tempat penyelenggaraan administrasi organisasi yang menjadi pusat kegiatan kepengurusan. Seluruh aktifitas RBM dipusatkan dan digerakkan dari sekretariat yang selanjutnya disesuaikan dengan jenis kegiatan tersebut. Bangunan sekretariat diupayakan permanen dan merepresentasikan suatu organisasi jama’ah Masjid yang baik.

Fungsi Sekretariat.

Di kantor sekretariat para pengurus bertemu, berkomunikasi dan beraktifitas secara intensif. Karena itu sekretariat RBM harus difungsikan sebagai:

a.    Pusat pengendalian organisasi.

b.    Tempat kegiatan administrasi.

c.    Fasilitas pendukung silaturrahim dan komunikasi antar pengurus maupun antara pengurus dan anggota.

d.   Pusat informasi kegiatan RBM.

Fasilitas Sekretariat.

Sesuai dengan fungsinya, maka kantor sekretariat RBM perlu didukung fasilitas yang memadai seperti:

a.    Meja kursi tamu.

b.    Ruang Rapat / meeting.

c.    Alat tulis-menulis kantor.

d.   Telephone.

e.    Faximile.

f.     Komputer lengkap.

g.   Papan-papan kegiatan.

h.   Papan-papan informasi.

i.     Almari kantor.

j.     Brankas.

k.    Almari pantry dan perlengkapannya.

l.     Dan lain-lain.

Pengelolaan Sekretariat.

Pengelolaan kantor sekretariat menjadi tanggungjawab seluruh sekretaris di bawah koordinasi Sekretaris Umum. Kantor sekretariat harus dijaga kesehatan, kebersihan, kerapian dan keindahannya, karena itu perlu ditunjuk petugas kebersihan yang menjaga kebersihan sekretariat.

Kantor sekretariat merupakan tempat penerimaan tamu-tamu RBM, untuk itu perlu disediakan Buku Tamu yang berisi kolom-kolom sebagai berikut:

a.    Nomor urut.

b.    Tanggal.

c.    Nama.

d.   Organisasi / Alamat.

e.    Keperluan.

f.     Parap.

(Lihat contoh Form Data Buku Tamu)

Korespondensi

Kantor sekretariat merupakan alamat resmi surat masuk dan surat RBM. Dalam setiap korespondensi atau surat menyurat organisasi harus dengan jelas menunjukkan alamat tersebut. Alamat sekretariat secara lengkap disebutkan pada kepala (kop) surat.

                  

Dalam korespondensi sekretariat bertanggungjawab penuh atas pembuatan, pencataan, kecermatan dan distribusi surat keluar maupun penerimaan surat masuk .

Proses surat keluar harus mengikuti ketentuan sebagai berikut:

a.    Setiap pengurus yang akan mengeluarkan surat harus mengisi Buku Agenda Surat Keluar.

b.    Draft surat keluar diketik oleh sekretaris pada kertas dengan Kepala Surat RBM.

c.    Surat yang sudah diketik dan ditandatangani sekretaris, selanjutnya dikonfirmasikan serta dimintakan tanda tangan kepada Ketua Umum atau Ketua Bidang masing-masing sesuai hirarkinya.

d.   Surat kemudian dilipat dan dimasukkan amplop yang telah dipersiapkan tujuan atau penerimanya. Untuk surat tanpa amplop cukup dilipat rapi dan di-staples  dengan penerima dan alamatnya terlihat di bagian luar.

e.    Selanjutnya surat tersebut dikirimkan dengan terlebih dahulu dicatatkan dalam Buku Ekspedisi.

f.     Arsip surat dimasukkan dalam File Surat Keluar pada Document Keeper dan selanjutnya disimpan dalam rak Almari Arsip.

Untuk surat masuk penanganannya adalah sebagai berikut:

a.    Surat masuk diberikan kepada pengurus yang berhak menerimanya.

b.    Setelah dibuka selanjutnya dicatatkan dalam Buku Agenda Surat Masuk.

c.    Diberi Stempel Penerimaan. Catatkan tanggal penerimaan dan nomor agendanya.

d.   Bilamana perlu surat tersebut diperbanyak (di-copy).

e.    Masukkan dalam arsip File Surat Masuk dan selanjutnya disimpan dalam rak Almari Arsip.

PROTOKOLER

Protokoler dilakukan sebagai langkah penataan suatu acara seremonial. Untuk menjaga keteraturan dan ketertiban acara seremonial yang diselenggarakan RBM perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut:

Pemilihan Tempat.

a.    Dipilih tempat sesuai dengan kebutuhan acara yang mampu menampung seluruh tamu atau undangan.

b.    Dapat digunakan tempat di dalam atau di luar Masjid “AL BAROKAH”.

c.    Untuk acara besar sebaiknya digunakan Ruang Serba Guna agar tidak mengganggu jama’ah yang sedang melaksanakan shalat atau aktivitas lainnya.

Penataan Ruang.

a.    Layout ruangan diatur sesuai dengan kebutuhan acara.

b.    Pengaturan dan jumlah meja maupun kursi disesuaikan dengan tamu yang diundang. Dihindari terjadinya kekurangan tempat duduk.

c.    Dekorasi dibuat sederhana tanpa mengurangi aspek keindahan dan keserasian.

d.   Pengurus RBM dan Undangan Khusus ditempatkan pada barisan depan.

e.    Dilakukan pemisahan antara baris pria dan wanita agar tidak menimbulkan fitnah.

Organisasi.

a.    Apabila dilaksanakan oleh suatu kepanitiaan, maka acara tersebut di bawah koordinasi Seksi Acara.

b.    Apabila tanpa panitia, maka acara dilaksanakan di bawah koordinasi sekretaris sesuai hirarkinya.

Petugas.

Untuk mendukung kelancaran acara perlu ditunjuk petugas acara, antara lain:

a.   Pengatur Acara.

Petugas yang berwenang mengatur dan bertanggungjawab atas suksesnya seluruh acara seremonial. Secara umum dapat dikatakan sebagai manager acara.

b.   Pembawa Acara  atau Master of Ceremony (MC).

Petugas yang mebawakan jalannya acara secara kronologis. Dalam tugasnya, dia membacakan Susunan Acara, mengawali dan mengakhiri jalannya seremonial, mempersilahkan para petugas, mempersilahkan orang-orang yang harus berpidato dan lain sebagainya. Bilamana perlu dia dibantu oleh seorang asisten MC sebagai penghubung.

c.    Penerima tamu.

Petugas yang menyambut dan mempersilahkan tamu untuk mengisi Buku Tamu. Dipersiapkan penerima tamu pria dan wanita yang ramah.

d.   Pengantar tamu.

Petugas yang mengantarkan tamu menuju ke tempat duduknya. Dipersiapkan pengantar tamu pria dan wanita yang ramah.

e.   Pembaca Al Quraan (Qori’).

Petugas yang membacakan Kitab Al Qurran. Diutamakan yang memahami dan fasih dalam qiroah Al Quraan.

f.     Pembaca terjemah Al Quraan.

Petugas yang membacakan tejemahan ayat-ayat Al Quraan yang telah dibacakan oleh Qori’. Diutamakan yang bersuara indah dan jelas.

g.   Pengatur dan pelaksana konsumsi.

Petugas yang bertanggungjawab dalam pengaturan maupun pemberian konsumsi (makanan) kepada tamu atau undangan.

h.   Dekorator.

Petugas yang bertanggungjawab dalam menghias ruangan acara. Dipilih yang memiliki keahlian seni yang baik.

i.     Photografer.

Petugas dokumentasi yang bertanggungjawab mendokumentasikan acara dalam bentuk photo. Dipilih yang ahli atau berpengalaman dalam bidang photografi.

j.     Pengatur perlengkapan.

Petugas yang bertanggungjawab atas pengaturan, pengawasan dan perbaikan peralatan pendukung, seperti: kursi, lampu, sound system, panggung dan lain sebagainya.

k.   Pengatur hiburan.

Petugas yang bertanggungjawab dalam mengatur jalannya acara hiburan.

Penyusunan Agenda Acara.

Agenda Acara disusun agar pelaksanaanya berlangsung tertib dan memuaskan. Secara garis besar Susunan Agenda Acara  adalah sebagai berikut:

a.    Pembukaan.

b.    Tilawah Al Quraan.

c.    Sambutan-sambutan / pidato.

d.   Acara Utama.

e.    Hiburan.

f.     Do’a.

g.   Penutupan.

Catatan:

a.    Pada saat pembukaan, Pembawa Acara (MC) mengawali acara dengan ucapan salam, memuji Allah, bershalawat bagi Rasulullah, ucapan selamat datang dan mengajak pada para hadirin untuk membuka acara dengan bacaan basmalah, yaitu: “Bismillahirrahmaanirrahiim”.

b.    Pada saat Tilawah Al Quraan, Sebelum Qori’ membaca, MC mengingatkan hadirin untuk menjaga ketenangan dan mendengarkan bacaan Al Quraan agar memperoleh rahmat Allah Subhanahu wa ta’ala (QS 7:204, Al A’raaf). Selanjutnya Qori’ membacakan beberapa ayat Al Quraan (tidak terlalu panjang, sekitar 5 menit) dan diikuti dengan pembacaan terjemahannya.

c.    Beberapa sambutan disampaikan oleh beberapa pihak, antar lain:

1.   Prakata / Laporan panitia penyelenggara.

2.   Sambutan pengurus.

3.   Sambutan tamu.

Urut-urutan sambutan adalah dari pengurus / pejabat terendah ke tertinggi dalam hirarki struktural maupun sosial. Sambutan disampaikan secara ringkas, jelas dan tidak lama.

d.   Acara Utama adalah merupakan acara inti yang menjadi dasar penyelengaraan seremonial.

e.    Acara Hiburan merupakan selingan. Diisi dengan hiburan yang membawa pesan nilai-nilai da’wah. Dihindari hiburan yang berkesan glamour dan menebarkan aroma nilai-nilai kemaksiatan.

f.     Acara Do’a merupakan permohonan kepada Allah yang dipimpin oleh petugas atau orang yang ditunjuk. Diutamakan orang yang faqih, ulama atau ustadz.

g.   Dalam penutupan, Pembawa Acara (MC) mengahiri acara dengan ucapan terima kasih, permohonan ma’af atas segala kekurangan dan kekhilafan. Selanjutnya mengajak pada para hadirin untuk menutup acara dengan bacaan hamdalah, yaitu: “Alhamdulillaahirrabbil ‘aalamiin”. Akhirnya menyampaikan ucapan perpisahan dan memberi salam penutup.

h.   Secara detail Susunan Agenda Acara disesuaikan dengan  maksud penyelenggaraannya. Pembukaan dan penutupan sebenarnya bukan merupakan agenda acara, tetapi berfungsi sebagai pelengkap.

Rambu-rambu Acara.

Dalam penyelenggaraan acara (seremonial) di lingkungan RBM perlu diperhatikan antara lain:

a.    Tetap memperhatikan batasan-batasan syari’at Islam.

b.    Menghindari perilaku boros, mubadzir dan glamour.

c.    Sederhana dan menghemat dana.

d.   Menjaga ukhuwah dan silaturrahim.

e.    Menghindari terjadinya fitnah.

Contoh Form Regristerasi Anggota

BIO DATA ANGGOTA

REMAJA MASJID “AL BAROKAH” CIREBON

 

I. DATA PRIBADI

Nomor Induk Anggota (NIA)     : 00123.1425.RBM

Nama Lengkap                          : Andi Hardono

Tempat dan Tanggal Lahir        : Cirebon / 5 Februari 1988

Alamat                                      : Jl. Taman Firdaus No. 10 / Blok F-003

                                                  Perumahan Griya Muslim, Cirebon

Nomor Telephone                      : (007) 556612 / HP 08128888777

Jenis Kelamin                           : Pria

Tinggi Badan                                      : 170 cm

Hobi                                          : Membaca, berorganisasi, tenis, catur

Pekerjaan                                 : Mahasiswa

II. DATA KELUARGA

Nama Orang Tua                       : Drs. Hartono                         

Alamat                                      : Jl. Taman Firdaus No. 10 / Blok F-003

                                                  Perumahan Griya Muslim, Cirebon

Nomor Telephone                      : (007) 556612

Pekerjaan                                 : Guru

III. LATAR BELAKANG PENDIDIKAN

No.     Sekolah / Universitas                                   Tempat        Tahun Lulus

1.       SD Islam Sakina 001                                   Cirebon                 1999          

2.       SMP Islam Sakina 001                                 Cirebon                 2002

3.       SMA Islam Sakina 001                                 Cirebon                 2005

4.       Universitas Islam Andalusia                         Cirebon                 -

IV. ORGANISASI YANG PERNAH / SEDANG DIIKUTI

No.     Nama Organisasi                                         Jabatan                  Tahun

1.       OSIS  SMA Islam Sakina 001                        Ketua                   2004

2.       LDK Universitas Islam Andalusia                            Sekretaris             2005  

3.       Liga Mahasiswa Muslim Bersatu, Cirebon      Ketua Cabang       2006  

*) Nomor Induk Anggota diisi oleh petugas.

Contoh Skema Kartu Anggota

 

Contoh Form Data Buku Induk Anggota

DATA ANGGOTA

REMAJA MASJID “AL BAROKAH” CIREBON

         

NO.

NAMA

N I A

ALAMAT

NO. TLP.

1.	Ibrahim Mustafa	00023.1424.RBM	Jl. Taman Firdaus No. 10 / F-003	55667712
2.	Umi Sakinah	00024.1424.RBM	Jl. Taman Firdaus No. 10 / F-003	55667712
3.	Mar’ah Alifah	00025.1424.RBM	Jl. Taman Firdaus No. 11 / F-003	55667713
4.	Achmad Shalih	00026.1424.RBM	Jl. Taman Firdaus No. 11 / F-003	55667713
5.	Siti Amanah	00027.1424.RBM	Jl. Taman Firdaus No. 12 / F-003	55667714
6.	Andi Sutopo	00028.1424.RBM	Jl. Taman Firdaus No. 12 / F-003	55667714
7.	Dina Mardiana	00029.1424.RBM	Jl. Taman Firdaus No. 12 / F-003	55667714
8.	Taufiq Hidayat	00030.1424.RBM	Jl. Taman Firdaus No. 13 / F-003	55667753
9.	Dst.
10.	Dst.
11.	Dst.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.

Contoh Format Surat RM “AL BAROKAH”

 

Contoh Kepala (Kop) Surat

 

Contoh Surat Biasa

 

No.     : 014/I-01/02/1425

Lamp. : -

Hal.    : Undangan

                                                                   Kepada Yang Kami Hormati,

                                                                  

                                                                   Sdr. ___________________

                                                                   Di

                                                                   Cirebon

Assalaamu’alaikum warahmatullaah,

Segala puji bagi Allah Subhanahu wa ta’ala. Shalawat dan salam atas Rasulullah yang telah menuntun umat manusia menuju kebenaran. Seiring salam sejahtera, semoga kiranya Allah senantiasa memberi hidayah dan rahmat kepada kita semua.

Dengan ini kami Pengurus Remaja Masjid “AL BAROKAH” mengundang rekan-rekan untuk menghadiri acara Dialog Interaktif yang akan diselenggarakan, insya Allah, pada:

Hari / Tanggal                 : Ahad, 14 Shafar    1428  H

                                                   4   Maret     2004 M

Waktu                                       : Jam 10.00 s/d 12.00

Tempat                           : Ruang Serba Guna Masjid “AL BAROKAH” 

Tema                               : Konsep Jama’ah dan Imamah Dalam Islam.

Pembicara                       : 1. Dr. Mujahid Ahmadi, Lc.

                                         2. Ir. Hizbullah Al Fajri, MM.

Demikianlah undangan ini kami sampaikan. Besar harapan kami atas kehadiran jama’ah sekalian tepat pada waktunya.

Billaahittaufiq walhidayah,

Wassalaamu’laikum warahmatullaah.

Cirebon,  11  Shafar     1428 H

  1   Maret     2007 M

                                                                  

                                                          Pengurus RM “AL BAROKAH” Cirebon

                                                                   Bidang Pembinaan Anggota

 

           Saifurrahman               

                Ketua   

Cc.  : - Arsip.

Contoh Surat Khusus

 

S U R A T    T U G A S

Nomor : 015/E-00/02/1425

Dengan mengharap pertolongan dan ridlo Allah Subhanahu wa ta’ala, Pengurus RM “AL BAROKAH” memberi tugas kepada:

Nama                    : Mukadi

Jabatan                 : Departemen Bidang Pembinaan Anggota RM “AL

   BAROKAH”

Keperluan              : Mengikuti Pelatihan Management Remaja Masjid yang

                               diselenggarakan   oleh lembaga Da’wah YAKAUMI,    BANDUNG

Berangkat             : Tanggal 4 Maret 2007

Kembali                 : Tanggal 4 Maret 2007

Transportasi           : Kendaraan umum.

Demikian Surat Tugas ini dibuat agar dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. Kepada yang bersangkutan diharapkan memberi laporan setelah menyelesaikan tugas tersebut.

Billaahittaufiq walhidayah,

Cirebon,  11  Shafar     1428 H

       1   Maret     2007 M

                                                                  

                                                          Pengurus RM “AL BAROKAH” Cirebon

                                                                   Bidang Pembinaan Anggota

 

          Saifurrahman                

               Ketua    

Cc.  : - Arsip.

Contoh Surat Khusus

KETETAPAN

Musyawarah Anggota Ke-1 Rm “Al Barokah” Cirebon

Nomor :  005/TAP/MA-I/11/1427

Tentang:

Pedoman Kepengurusan

Remaja Masjid  “Al Barokah” Cirebon

_____________________________________________________________

Bismillaahirrahmaanirrahiim

Musyawarah Anggota Ke-1 RM “AL BAROKAH” dengan senantiasa mengharap hidayah dan ridlo Allah subhanahu wa ta’ala, setelah:

MENIMBANG

1. Bahwa untuk mencapai tujuan diperlukan organisasi yang solid,      terstruktur dan terarah.

2. Bahwa untuk memberi keteraturan  dalam beraktifitas perlu disusun

Pedoman Kepengurusan.

MENGINGAT

1. Pasal 18 AD dan pasal 16 ART RM “AL BAROKAH”.

2. Belum dimilikinya pedoman sebagaimana tersebut di atas.

3. Pentingnya petunjuk pelaksanaan dalam berorganisasi.

MEMPERHATIKAN

1. Aspirasi peserta Musyawarah Anggota RM “AL BAROKAH”.

2. Hasil musyawarah peserta MJ-I.

MEMUTUSKAN

MENETAPKAN

Pedoman Kepengurusan RM “AL BAROKAH”, Cirebon

Billaahittaufiq walhidayah,

Ditetapkan di          : Cirebon

Pada Tanggal : 12  Dzulqo’idah 1427 H

                      03   Desember   2006 M

Pimpinan Sidang

Musyawarah Anggota RM “AL BAROKAH” Cirebon

Makmun Alwiwara                                        Achmad Saechu

Ketua                                                      Sekretaris

Contoh Form Data Buku Agenda Surat Keluar

AGENDA SURAT KELUAR

REMAJA MASJID “AL BAROKAH” CIREBON

NO.

NOMOR SURAT

N I K F

PERIHAL

TANGGAL SURAT

TUJUAN

1.	017/E-03/01/1424	001/03A/1424/002	Silaturrahmi	2-01-2004	Pengurus FSOI Cirebon
2.	018/I-00/01/1424	002/03A/1424/002	Undangan Rapat Kerja	3-01-2004	Pengurus RBM
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.

Contoh Form Data Buku Agenda Surat Masuk

AGENDA SURAT MASUK

REMAJA MASJID “AL BAROKAH” CIREBON

NO.

NOMOR SURAT

N I K F

PERIHAL

TANGGAL TERIMA

PENGIRIM

1.	011/Sek./03/2004	07/03A/1424/002	Silaturrahmi	10-03-2004	Pengurus RM “At Taqwa”
2.	23/PAN/03/04	07/03A/1424/002	Undangan	21-03-2004	Panitia RMM
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.

Contoh Form Data Buku Ekspedisi

PENGIRIMAN SURAT

REMAJA MASJID “AL BAROKAH” CIREBON

NO.

NOMOR SURAT

TUJUAN

PERIHAL

TANGGAL DIKIRIM

PARAP PENERIMA

1.	010/E-03/01/1428	Pengurus Panti Asuhan “Yatama”	Silaturrahim	07-03-2004
2.	015/E-00/01/1428	Pengurus RM “At Taqwa”	Undangan Diskusi	11-03-2004
3.	016/E-01/01/1428	Drs. Yahya Widodo	Instruktur PKRM	11-03-2004
5.	Dst.
6.	Dst.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.

Contoh Form Data Buku Arsip

DAFTAR FILE ARSIP

REMAJA MASJID “AL BAROKAH” CIREBON

NO.

NAMA FILE

NOMOR IDENTIFIKASI STOFMAP/DISKET

BIDANG KERJA

1.	Laporan Pengurus Tahun 2004	00 / 01A / 1424 / 001 / 001	Ketua Umum
2.	Menutes of Meeting	07 / 01A / 1424 / 001 / 002	Sekretaris
3.	Laporan Keuangan	08 / 01A / 1424 / 001 / 003	Bendahara
4.	PKRM	01 / 01A / 1424 / 002 / 001	Pembinaan Anggota
5.	Pengajian Bulanan	01 / 01A / 1424 / 002 / 002	Pembinaan Anggota
6.	Bimbingan Membaca Al Quraan	01 / 01A / 1424 / 002 / 003	Pembinaan Anggota
7.	Dst.
8.	Dst.
9.	Dst.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.

Contoh Form Deklarasi

 

Contoh Form Data Buku Daftar Inventaris

DAFTAR INVENTARIS

REMAJA MASJID “AL BAROKAH” CIREBON

NO.

NOMOR INVENTARIS

NAMA BARANG

LOKASI

KETERANGAN

1.	001/INV-RBM/04/1424/01/FN-001	Meja Kerja	Sekretariat	Baik / layak pakai
2.	001/INV-RBM/04/1424/07/AK-005	Komputer	Sekretariat	Baik / layak pakai
3.	001/INV-RBM/04/1424/07/AK-006	Printer	Sekretariat	Baik / layak pakai
4.	001/INV-RBM/04/1424/07/FN-004	Kursi Lipat	Gudang	Rusak
5.	Dst.
6.	Dst.
7.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.

Contoh Form Permintaan Barang

 

Contoh Form Pengeluaran Barang

 

Contoh Form Pengembalian Barang

 

Contoh Form Data Buku Penggunaan Inventaris

DAFTAR PENGGUNAAN INVENTARIS

REMAJA MASJID “AL BAROKAH” CIREBON

NO.

NOMOR INVENTARIS

NOMOR KELUAR /MASUK BARANG

PENGGUNA

KET.

1.	021/INV-RBM/04/1424/05/FN-012	001/P-01/02/1424	Bidang PA	Dipinjam untuk PKRM
2.	021/INV-RBM/04/1424/05/FN-012	002/K-01/02/1424	Bidang PA	Dikeluarkan untuk PKRM
3.	021/INV-RBM/04/1424/05/FN-012	003/M-01/02/1424	Bidang PA	Dikembalikan Ke Bidang PA
4.	Dst.
5.	Dst.
6.	Dst.
7.
8.

Contoh Form Data Buku Tamu

DAFTAR TAMU

REMAJA MASJID “AL BAROKAH” CIREBON

NO.

TANGGAL

NAMA

ORGANISASI / ALAMAT

KEPERLUAN

PARAP

1.	02-04-2004	Syafril Harahap	PII	Silaturrahmi
2.	03-04-2004	Budi Lesmana	GPII	Diskusi Ormas Islam
3.	03-04-2004	Abubakar Aslam	Al Irsyad	Diskusi Ormas Islam
4.	03-04-2004	Luhut Nasution	HMI	Diskusi Ormas Islam
5.	12-04-2004	Drs. Sugiono	RM “Al Huda”	Benchmarking
6.	12-04-2004	Ir. Sophian Baraja	RM “At Taqwa”	Benchmarking
7.	Dst.
8.	Dst.
9.
10.
11.
12.